VeriFactu · Excel y Word
¿Puedo seguir facturando con Excel o Word con VeriFactu?
Es la duda más repetida entre autónomos. La respuesta depende de lo que haga tu hoja, no de que sea Excel. Este es el criterio que ha publicado la AEAT, con ejemplos.
Actualizado el · Redacción de Impuestos en Regla
Respuesta corta
Depende de para qué la uses. Según la AEAT, si usas Excel, Word, Numbers, Pages o similares solo para escribir los datos, expedir e imprimir la factura y guardarla, no son un sistema informático de facturación y VeriFactu no te obliga.
Si la misma herramienta procesa los datos para generar libros registro, contabilidad o cualquier resultado que uses para tus impuestos, por ejemplo con una macro, sí es un sistema de facturación. Entonces tendría que cumplir requisitos que una hoja de cálculo normal no cumple.
Lo que dice exactamente la AEAT
En sus preguntas frecuentes sobre el ámbito del reglamento, la AEAT responde a esta pregunta: «Si uso hojas de cálculo (Excel, Numbers, etc.) o procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.): ¿me afecta el reglamento...?». Su criterio, resumido:
- No son sistema de facturación cuando se usan solo para introducir los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas, y conservar la información.
- Se pueden usar para hacer listados simples de facturas emitidas, con sumas u otras reglas de cálculo, sin quedar sujetos al reglamento.
- Sí son sistema de facturación cuando procesan la información para generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que se use para cumplir obligaciones tributarias. La AEAT pone el ejemplo de una macro que genera el libro registro de facturas expedidas.
Es la interpretación de la AEAT, no un artículo del reglamento. Te dice cómo lo va a mirar Hacienda. Si tu caso está en el límite, confírmalo con tu asesor.
Ejemplos: cuándo sí y cuándo no
| Cómo usas la herramienta | ¿Sistema de facturación? | Por qué |
|---|---|---|
| Plantilla de Word: escribes cada factura, la pasas a PDF, la envías y guardas el archivo. | No | Solo introduces datos, expides y conservas. |
| Plantilla de Excel que suma la base, el IVA, la retención y el total de cada factura. | No | Aplicar reglas de cálculo dentro de la factura está admitido. |
| Hoja con el listado de las facturas emitidas y sus totales. | No | La AEAT admite listados simples con sumas. |
| Excel con una macro que genera el libro registro de facturas expedidas. | Sí | Es justo el ejemplo que pone la AEAT. |
| La misma hoja con la que facturas te calcula el IVA del trimestre o el pago fraccionado. | Sí | Genera un resultado que usas para cumplir obligaciones tributarias. |
| Un programa de contabilidad aparte, al que llevas facturas emitidas con otro sistema. | Otra cosa | No expide facturas. Según la AEAT, los programas contables tienen sus obligaciones generales, pero no los requisitos de VeriFactu. |
La frontera entre un listado con sumas y un libro registro no siempre está clara. Si la hoja con la que facturas ya te da el IVA del trimestre listo para el modelo 303, estás más cerca del «sí» que del «no».
Qué riesgo corres
Si tu hoja cuenta como sistema de facturación y no cumple, la sanción del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria es de 50.000 euros por cada ejercicio. Una hoja de cálculo normal no genera registros con huella encadenada, ni registro de eventos, ni el QR tributario. Con alternativas gratuitas disponibles, no compensa arriesgarse. Más detalle en sanciones de VeriFactu.
Tus tres opciones
- Seguir con Word o Excel como simple máquina de escribir. Sin macros ni fórmulas que generen libros o impuestos. Según el criterio de la AEAT es válido, pero pierdes automatismos y tendrás que llevar tus libros por otro lado.
- Usar la aplicación gratuita de la AEAT. Cumple VERI*FACTU y no cuesta nada. Tiene límites: no hace tickets y no deja exportar tus facturas a otro programa. Lo explicamos en la guía de la aplicación gratuita.
- Pasarte a un programa de facturación. Los hay desde unos 7 € al mes y los que hemos revisado incluyen VeriFactu. Compáralos en nuestra comparativa de programas.
¿Y el Excel con el que controlas tus ingresos y gastos?
Es otra cosa. Si emites tus facturas con un sistema adaptado y después apuntas los importes en una hoja para saber cuánto IVA e IRPF te va a tocar pagar, esa hoja no expide facturas. Lo prudente es mantener las dos funciones separadas: facturar con una herramienta que cumple y usar la hoja solo para tu control.
¿Te afecta VeriFactu?
Responde cuatro preguntas y te decimos desde qué fecha y qué tienes que hacer.
Hacer el testPreguntas frecuentes
¿Y si uso Google Sheets o Google Docs?
Se aplica el mismo criterio. La AEAT habla de Excel, Numbers, Word y Pages como ejemplos: lo que importa es el uso que le das, no la marca.
¿Puedo hacer la factura en Excel y mandarla en PDF?
Sí, si la hoja solo te sirve para escribir y expedir la factura. Guarda una copia de cada factura, como siempre.
Si facturo con Word, ¿tengo que poner el QR?
No. El QR es obligatorio en las facturas expedidas con sistemas informáticos de facturación sujetos al reglamento. Si tu Word no lo es, la factura no lo lleva.
¿Desde cuándo importa todo esto?
Desde que te toque cumplir: antes del 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Ver las fechas.